Обзор 1С: Документооборот

Содержание:

1. Разновидности программы
2. Какие задачи можно решить в 1С: Документооборот
3. Функционал и доступные возможности

1С: Документооборот предназначена для использования на предприятиях независимо от специфики отрасли и масштабов деятельности. Программа позволяет автоматизировать ежедневные рабочие процессы, организовать документооборот и работу с составлением, заполнением и хранением различных документов предприятия. 1С в этой версии успешно интегрируется с другими программными продуктами и системными решениями для обеспечения нормального функционирования.

Каждое предприятие испытывает необходимость каждый день работать с внутренними документами, сотрудничать с клиентами, составлять отчетность для соответствующих фондов и инстанций. Необходимо хранить бухгалтерские журналы, бланки, отчеты, ведомости. Кадровый учет подразумевает наличие фиксированной подробной информации обо всех сотрудниках. Для расчета заработной платы составляются отчеты об отработанном времени, больничных, отпусках. Систематизировать, защитить от стороннего проникновения и обеспечить сохранность сведений поможет 1С: Документооборот.

Программа “1С: Документооборот” представлена в 4-х различных пакетах:

• ПРОФ. Предназначена для применения на средних и небольших предприятиях, включая бюджетные учреждения, имеющие сравнительно небольшие объемы документации и несложную структуру;
• КОРП. Универсальная версия программы, которая подойдет для любых предприятий с большим количеством сотрудников и сложной структурой внутренней сети;
• Для государственного учреждения. Разработана для обеспечения работы государственных организаций, имеющих сложную вложенную структуру, специфические особенности ежедневных процессов и определенный алгоритм документооборота;
• Document Management. Выполнена с возможностью использовать в интерфейсе русский и английский языки. Программ подойдет для работы на территории иностранных государств, для функционирования партнерских организаций, заграничных филиалов российских фирм.

Независимо от выбранного пакета 1С быстро настраивается под конкретные задачи, установка может включать интеграцию с другими программными решениями. Интерфейс не требует дополнительного обучения для начала эксплуатации, для пользователей 1С и других специализированных программ не возникнет трудностей с использованием.

1С: Документооборот позволяет оперативно решать следующие задачи:

• Подписывать документы электронной подписью;
• Разрешать и запрещать пользователям доступ к конкретным блокам данных;
• Хранить документы в рамках надежной базы данных;
• Фиксировать и регистрировать входящую документацию;
• Работать с договорами в отдельном блоке с возможностью приложения всех сопутствующих бумаг;
• Составлять, заполнять, записывать сведения, вносить изменения при необходимости;
• Контролировать движение, отправку, получение приказов, отчетов, договоров;
• Подгружать информацию автоматически, из электронной почты и сканера;
• Пользоваться встроенной почтой для общения и передачи данных.

Функционал и доступные возможности

Внутренняя почтовая программа 1С. Позволяет организовать обмен данными без дополнительных приложений. Пользователи могут писать, отправлять письма, прикреплять файлы, контролировать момент получения. Предусмотрена функция разделения внешней и внутренней корреспонденции для удобства клиентов. Функционал объединяет большое количество полезных рабочих инструментов, не предусмотренных обычными почтовыми программами.

Электронная подпись документов. Существенно упрощает работу с документацией. Подписать, согласовать и завизировать документ можно непосредственно в 1С, воспользовавшись соответствующими функциями. Таким образом быстрее происходит обработка данных, передача для дальнейшего исполнения. При этом нет необходимости печатать бланки, подписывать и вновь переводить в электронный вид.

Хранение документов. Структура разбита по блокам, каждый из которых включает свои массивы информации. Обеспечена защита от стороннего проникновения, хищения сведений, случайной утери. Хранение производится в единой базе, структурированной и систематизированной. Разные пользователи имеют разный уровень доступа, такая возможность существует для организации функционирования сотрудников в соответствии с их должностями и полномочиями.

Поиск данных. Искать интересующие пользователя файлы можно различными способами на выбор. Существует поиск по реквизитам, названию. Для текстовых документов доступен поиск по штрих-кодам. Это значительно упрощает поиск сведений для решения поставленных задач. Поиск по спискам и блокам ускоряет задачу. Штрих-коды позволяют открыть карточку документа за несколько секунд.

Работа с договорами. Программа позволяет хранить подписанные договора с приложенными сопутствующими бумагами, контролировать сроки исполнения, фиксировать и записывать, передавать сканированные копии, согласовывать договора. Пользователи могут проверять наличие приложений, сроки исполнения, суммы по договору, организовать четкий контроль исполнения, хранения, оплаты и сопровождения.

Внутренние документы. Сотрудники предприятия могут составлять и заполнять приказы, инструкции, договора, пересылать их для рассмотрения и подписи, печатать и передавать для исполнения, вносить в соответствующие разделы, хранить установленный срок. Таким образом можно полностью организовать ежедневную работу конкретной организации в соответствии с действующим законодательством и спецификой отрасли.

Целевая работа с документацией. Каждый составленный в организации документ можно отследить. Составление, рассмотрение, подписание, утверждение, регистрация и запись, передача на исполнение производятся последовательно с фиксацией каждого этапа в программе. После происходит передача на хранение, историю и сроки движения фиксируются и подлежат анализу при возникновении потребности.

Управление проектами. Возможность организована для четкого разделения обязанностей сотрудников предприятия в рамках конкретного проекта. При этом фиксируются цели, задачи, сроки, план выполнения проекта. Это помогает специалистам отслеживать исполнение поставленных задач, лучше ориентироваться в том, что требуется сделать по отдельному проекту, и в какие сроки это необходимо подготовить.

Встроенный форум для обсуждения текущих вопросов. Позволяет сотрудникам своевременно обратиться за помощью для решения рабочих вопросов. Внутренняя площадка помогает быстро получать различные сведения, обмениваться данными и опытом, эффективнее решать поставленные задачи, общаться одновременно со специалистами разного уровня и разных подразделений независимо от наличия возможности личного общения.

Учет рабочего времени сотрудников. В программе заложена фиксация рабочих вопросов по каждому сотруднику. Подписанный документ, составленные отчеты, переписка по рабочим вопросам учитываются последовательно для дальнейшего анализа и возможности расчета, сколько времени фактически уходит на работу, согласование и составление документации. Это позволяет эффективно контролировать работу сотрудников, объективно оценивать результативность. Деятельность работников систематизируется, планируется с учетом текущей ситуации, соответственно оценивается после оценки сроков, показателей, результатов работы.

Программа функционирует на мобильных приложениях, настраивается под конкретные задачи с возможностью добавлять рабочие места. Для ежедневного документооборота предусмотрены шаблоны, бланки, типовые журналы, ведомости, отчеты. Допускается настройка интерфейса с учетом специфики работы и потребностей клиента. Возможна интеграция с другими системными программными решениями. 1С: Документооборот ускоряет принятие решений руководством предприятия, позволяет существенно снизить расходы и траты временных ресурсов на печать бумажных аналогов. Ускоряется обработка и выполнение договоров, упрощается движение приказов и других бумаг, требующих визирования. Снижаются риски ошибок и неправильного заполнения. Руководители предприятия могут эффективно планировать рабочее время, распределять задачи и обязанности сотрудников, отслеживать сроки и качество выполнения поставленных задач. Вся информация хранится надежно и безопасно неограниченное количество времени при необходимости.

Сравните функционал и стоимость версий 1С: Документооборот 8.