1С: Документооборот 8

Внедрив 1С: Документооборот 8, Вы избавитесь от проблем автоматизации учета документации, что упрощает взаимодействие между сотрудниками и упрощает контроль и анализ исполнительной дисциплины. Очевидные преимущества системы автоматизации в ее централизации, обеспечения безопасного хранения документов и открытый, максимально удобный доступ, позволяющий упрощать учет пользователей и регистрацию документооборота. Кроме того, используя программу, в значительной степени упрощаете и саму работу с документами для всех доступных на сегодняшний день форматов. Упростится и поиск документов, его можно осуществлять не только по названию файлов, но и по содержанию, возможна и коллективная работа нескольких пользователей, позволяющая осуществлять персональную маршрутизацию с учётом рабочего времени персонала, при этом сбоев при одновременной работе над одним документом разными пользователями не будет.

Работа программы 1С: Документооборот 8 ведется в трех направлениях: с входящими и исходящими документами, а также имеется возможность внутренней работы с документами. Возможности системы электронного документооборота позволяют прикреплять файлы к документам различных форматов от фотоснимков, до отсканированных изображений. Стандартная схема состоит из последовательных этапов. Для входящих документов необходима первичная регистрация, затем рассмотрение и в завершении исполнение. Для исходящих схема несколько иная: сначала документ создается, затем происходит согласование, после утверждение и регистрация. Для упорядочения внутреннего обмена документами, к нему относятся основные кадровые приказы или приказы, касающиеся важных видов деятельности предприятия, а также документы справочного характера.

1С: Документооборот удобен для обеспечения коллективного доступа для персонала и коллективного сотрудничества. Благодаря ей, персонал может не только просматривать необходимые файлы с документацией, но и вносить редакционные изменения, при этом полностью исключены конфликты и сбои в работе файлов при одновременной работе над ними несколькими сотрудниками. Это стало возможно после введения версионирования, что позволяет сохранять авторство при каждой правке в работе с ней для конкретного сотрудника, вносившего изменения. Кроме того, все версии внесения исправлений сопровождаются кратким описанием изменений, что ещё больше облегчает работу сотрудников. Не существует ограничений на количество файлов для хранения при внесении в них изменений, а в случае необходимости можно использовать любую отредактированную ранее версию.

В 1С предусмотрен простой, и качественный учет рабочего времени персонала, с этой целью ежедневно составляются отчёты о деятельности, проделанной сотрудником в течение рабочего дня. Отчеты в системе позволяют отслеживать не только количественные показатели деятельности сотрудников предприятия, но и качественные. Отчеты можно составить в зависимости от конкретно проделанной работы. Перечень работ должен быть составлен заранее ответственным лицом за нормативно-справочную информационную базу, в точном соответствии с предварительным анализом рабочего времени на определенный вид деятельности. Отчеты создаются собственноручно сотрудниками в конце рабочего дня, благодаря удобной функции добавления записей в автоматическом режиме. Такие отчеты позволяют оптимально организовать и контролировать рабочий процесс сотрудников, выявлять слабые места и оптимально распределять нагрузку между подчинёнными.

Лицензия на 1С: Документооборот 8 дает большие возможности её пользователям, вы можете организовать полноценную работу, не только в офисе, но и за его пределами. Такое возможно благодаря поддержке ПО по локальной сети или средствами Интернета. Любой необходимый вам документ можно легко отправить по электронной почте прямо из 1С, кроме того, имеется возможность загружать и водящие документы с автоматической привязкой к адресату.